Obowiązkowe wprowadzenie KSeF-u to dla wielu firm zmiana nie tylko techniczna, ale także organizacyjna. KSeF operuje na wrażliwych danych finansowych, dlatego dostęp do systemu wymaga odpowiednich zabezpieczeń. Wybór odpowiedniej metody uwierzytelniania powinien być dostosowany do wielkości firmy, stopnia automatyzacji procesów, liczby użytkowników czy modelu współpracy z biurem rachunkowym. Uwierzytelnianie weryfikuje tożsamość użytkownika oraz jego uprawnienia do działania w imieniu firmy.
Obecnie uwierzytelnianie w KSeF możliwe jest na kilka sposobów:
1. Profil Zaufany
Uwierzytelnianie w KseF Profilem Zaufanym jest jedną z najpopularniejszych metod dla osób fizycznych i przedsiębiorców. Profil Zaufany umożliwia potwierdzenie tożsamości w systemach elektronicznych administracji oraz podpisywania dokumentów bez konieczności używania płatnego podpisu kwalifikowanego. Metoda ta sprawdzi się szczególnie w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych czy sporadycznego korzystania z systemu.
2. Podpis kwalifikowany
Podpis kwalifikowany to płatne narzędzie wydawane przez certyfikowanych dostawców. Umożliwia składanie podpisu elektronicznego, posiada taką samą moc prawną jak własnoręczny podpis. Podpis kwalifikowany poświadczony jest certyfikatem
kwalifikowanym, który pozwala na weryfikację tożsamości osoby posługującej się tym
podpisem. Rekomendowany dla spółek kapitałowych, firm o rozbudowanej strukturze czy podmiotów integrujących KSeF z systemami ERP.
3. Pieczęć kwalifikowana
Popularną metodą uwierzytelniania się w systemie dla osób prawnych jest pieczęć kwalifikowana, będąca odpowiednikiem firmowej „pieczątki”, ale w wersji cyfrowej. Pozwala uwierzytelniać firmę w systemie automatycznie, szczególnie przy integracji przez API z systemem ERP. Metoda ta jest przydatna przy masowym wystawianiu faktur przez system ERP, gdy firma nie chce opierać dostępu na podpisie konkretnego pracownika lub dostęp ma być niezależny od zmian kadrowych.
4. Token KSeF
Po pierwszym uwierzytelnieniu podatnika lub podmiotu uprawnionego w systemie (za pomocą Podpisu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej) istnieje możliwość wygenerowania tokenu autoryzacyjnego. Token pozwala na na komunikację systemów zewnętrznych z KSeF bez każdorazowego logowania użytkownika. To rozwiązanie jest rekomendowane dla biur rachunkowych oraz firm zintegrowanych z systemami ERP.
Wdrożenie systemu Krajowy System e-Faktur to przede wszystkim uporządkowanie dostępów, uprawnień i zasad bezpieczeństwa w organizacji. Im szybciej przedsiębiorstwo zajmie się tym obszarem, tym sprawniej i bez niepotrzebnych nerwów przebiegnie przejście na nowy model fakturowania. Dobrze przygotowana struktura dostępu to spokojne wdrożenie i większa kontrola nad obiegiem dokumentów.
Sprawdź, czy Twoja firma jest już przygotowana na pracę w KSeF — zanim system stanie się codziennością.
